Ausgangslage

Das Rohrpostsystem des ORMC startete als kleines System, wurde aber Ende der 1990er drastisch vergrössert. Die zwei ursprünglichen Zonen des Systems verbanden seit den 1980er das Arnold Palmer Hospital mit dem Zentrallabor des Campus. Innerhalb weniger Jahre wurde das System auf sieben Zonen erweitert und so alle ORMC Gebäude damit ausgerüstet.

10 Jahre später wurde das System um weiter 5 Zonen vergössert. Das System, ein Quantum Industries, überbrückte vom Orlando Regional Medical Center und dem M.D. Anderson Cancer Center Orlando über das mehrere Blocks entfernte Arnold Palmer Hospital zum ORMC Labor eine Distanz von mehr als 450 Meter.

Abgesehen von ein paar Leistungsproblemen arbeitete das System im Allgemeinen sehr stabil. Allerdings war der Aufwand für den Unterhalt sehr hoch. „Die Krankenhausapotheke kämpfte mit einer dauernden Unterversorgung von Leerbüchsen“, sagte Chris Coventry, ORMC Facility Manager. „Unsere Mitarbeitenden gingen nachts durch das Krankenhaus und sammelten die Leerbüchsen wieder ein. Dies brauchte natürlich sehr viel Zeit und senkte die Produktivität.“ Das Zurücksenden von Leerbüchsen dauerte oft ebenfalls sehr lange, da die Stationen eine Wartezeit von bis zu 3 -4 Minuten aufwiesen. Das ORMC benötigte deshalb eine Technologie, die es ermöglichte, einerseits die vorherrschenden Probleme zu lösen andererseits die geplanten Krankenhauserweiterungen für das neue Winnie Palmer Hospital und Arnold Palmer Hospital zu gewährleisten.

Lösung

Systemumbau und Erweiterung

Die Planung für eine zukünftige Vergrösserung des zentralen Laborgebäudes sowie der pharmakologischen Dienstleistungen zeigten den Bedarf für ein modernes Rohrpostsystem, das sehr viele Gütertransporte über eine lange Distanz bewältigen kann. Das ORMC wählte das Swisslog TransLogic Rohrpostsystem mit RFID Technologie für den gesamten Um- und Ausbau des Rohrpostsystems auf dem Campus.

Das 6-inch system (ca. 15 cm) wiese insgesamt 114 Sende- und Empfangsstationen in 22 Zonen auf. Neu angeschlossen wurden das new Winnie Palmer Hospital for Women and Babies.

Im System waren auch 2 Sets von Xpress Zonen enthalten, die es ermöglichen, mehrere Büchsen gleichzeitig und schnell in derselben Zone über eine lange Distanz (> 1.6 km) zu transportieren. Weit entfernte Gebäudekomplexe können so mit operativ wichtigen Einheiten verbunden werden.

„Aus operativen Gründen wollen wir die zentralen Dienstleistungen und das Zentrallabor weiter betreiben. Fläche im Krankenhaus ist teuer und wir wollen keine Redundanz im Krankenhaus. Aus diesem Grund haben wir uns für die Xpress Linien entschieden“, erklärte Michael W. Braden, Technischer Direktor der Orlando Regional Healthcare.

Swisslog installierte 12 zusätzliche Zonen im Arnold und Winnie Palmer Krankenhaus sowie im ORMC, um das erwartete Transportaufkommen fassen zu können. Der Umbau bedingte den Ersatz von Steuerungseinheiten an Sende- / Empfangsstationen, Transfer-Einheiten und den Ersatz der Quantum Software durch die neueste Generation von Steuerungssoftware für Rohrpostsysteme. „Der Vorteil der TransLogic Software liegt in der umfangreichen Informationsvermittlung über das System, die ausschlaggebend sind für einen erfolgreichen Betrieb“, sagte Don Urey, Krankenhaustechniker des Arnold Palmer Hospitals.

Die TransLogic Software liefert Berichte über Transaktionsdaten und hilft beim Unterhalt des Systems. Sie enthält auch Informationen über den Standort der Büchsen (RFID Tracking) und eine Funkruf-Funktion.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Umbaus war die Erarbeitung eines Notfallszenarios für den Fall eines Systemausfalls. „Fällt das Rohrpostsystem aus, das dies weitreichende Konsequenzen für den Krankenhausbetrieb“, sagt Braden. ORMC und Swisslog erarbeiteten zusammen Arbeitspläne und alternative Methoden für den Transport von Waren und erläuterten diese den Mitarbeitenden. Auch Wartungsarbeiten, die den temporären Unterbrich des Systems bedingten, werden rechtzeitig bekanntgegeben.

Als Vorbereitung auf das neue System schulte das ORMC ausgewählte Mitarbeitende jeder Abteilung als Superuser. „Diese Superuser absolvierten zusätzliche Schulungen bei Swisslog und waren danach in der Lage, bei austretenden Problemen Unterstützung zu geben. Die Superuser schulten ihrerseits die Mitarbeitenden innerhalb ihrer Abteilung. Eine hohe Akzeptanz beim Pflegepersonal konnte so erreicht werden, da die erste Anlaufstelle ebenfalls bei der Pflege angesiedelt war“, erklärte Coventry.

Resultat

Drastische Verbesserung der Effizienz

Mit der Systemerweiterung „Swisslog Xpress“ konnte das ORMC die operativ günstige Lösung eines zentralen Laborservice beibehalten sowie eine höhere Effizienz und kürzere Umschlagzeit erreichen Gebäudefläche konnte so eingespart werden, wogegen die Belastung der Mitarbeitenden bedingt durch weniger manuelle Transporte sank. Gemäss Cindy Kuehn, Verwaltungsdirektorin des ORMC Labors, hilft das Swisslog Rohrpostsystem die Zeit zwischen Probeentnahme bis zum Eintreffen der Probe im Labor auf 15 Minuten zu reduzieren; dies für mehr als 1 Million Test pro Jahr. Die Krankenhausapotheke profitiert vor allem durch die schnellere Verfügbarkeit von Leerbüchsen.

Das Arnold Palmer Krankenhaus, das für das Winnie Palmer Krankenhaus gewisse Dienstleistungen erbringt, wurde mit einer Xpress Linie angebunden. Die Wartezeit für das Senden einer Büchse konnte so um 99% reduziert werden. Die Stationen haben eine durchschnittliche Wartezeit von ca. einer Sekunde in Hauptlastzeiten.

Seit Abschluss des Umbaus verzeichnet das Orlando Regional Medical Center 44 % weniger Wartezeit. Durch den Einsatz des Swisslog Rohrpostsystems werden schätzungsweise 120'000 Stunden eingespart, die durch den Wegfall von manuellen Transporten durch das Personal entstehen. Das ORMC plant für die Zukunft weitere Expansionen um den wachsenden Bedürfnissen von Orlando und Zentral Florida zu genügen. Das Swisslog Rohrpostsystem wird weiterhin ein Schlüsselfaktor sein für die effiziente Abwicklung von Warentransporten im wachsenden Medizin-Campus.